通知設定をオンにして、ファイルが変更が発生した時にメンバーが情報を取りこぼさない為に、通知メールをオンにしていました。
設定をそのままにしていたので、設定をオフにする手順について理解していなかったので、今回は通知メールの解除方法についてシェアしたいと思います。
SharePoint内のファイルの変更があった時に、即時メール配信する設定をオンにしてそのままにしていると、ユーザーからメール通知が頻繁に来てうるさいのでオフにしてほしい。
今回の環境
- Teamsのタブに「One Note」ファイルを設置しています。
- One Noteに追記、編集があると即時指定のメンバーへ通知メール配信
通知オフの設定方法
▼ユーザー通知にて確認する手順
- サイト所有者にて、対象のサイトにサインインします。
- 画面右上の歯車マークをクリックし、[サイト情報] を選択します。
- 画面右ペインのメニューから、[すべてのサイト設定を表示] をクリックします。
- [サイト管理] から [ユーザー通知] をクリックします。
- [ユーザー通知を表示する] のプルダウンにて、対象のユーザーを選択し、[更新] をクリックすることで該当のユーザーが指定されている通知設定を確認することが可能です。
- ドキュメントへの通知設定がある場合、チェックを入れ、[選択した通知の削除] > [OK] をクリックします。
- ※設定が反映するまで時間がかかる場合があります。
データの格納場所「SharePoint」
今回は、Teams内のタブに追加していますが、実際のデータが保存されているのは、「SharePoint」サイト内にデータが格納されています。
Teamsを作成すると、自動的にSharePointサイトが生成されるので、「SharePoint」サイトにて通知設定を確認して削除しました。
ひとり情シスより
SharePointサイト内に格納されたファイルに対して通知があるのは、とてもいい機能ですが、ファイルによってはリアルタイムでその情報を必要としていない場合があります。この通知方法は、OneDriveにもあります。
Teams内のファイルの通知については、「SharePoint」各ユーザーが利用しちえる「OneDrive」これは、少人数で共有するのか、大人数で共有をするのかで使い分けて行くといいのでしょう。
