office365のExchangeサービスですが、メールボックスは５０GBと大容量ですが管理者として各ユーザーのエールボックスがいっぱいになる前に気づいておく必要があります。
メッセージ内容
メールボックスの使用容量が一定容量を超過した場合、対象のメールボックス宛に警告の通知メールが届く動作ですが、トランスポート ルールを利用することで、管理者等の任意のユーザーへ通知メールを配信することが可能です。
メールボックス容量がひっ迫した際の通知を管理者へ送信する方法
1. 管理者にて Office 365 へサインインし、Exchange 管理センターを開きます。
2. 画面左の [メールフロー] をクリックし、[ルール] が表示されていることを確認します。
3. [+] をクリックし、プルダウンメニューより [ルールの新規作成…] をクリックします。
4. [名前] に任意のルール名を入力します。
5. [*このルールを適用する条件…] に [件名または本文に次の語句が含まれる] をクリックします。
6. [単語または語句の指定] 画面にて、空白部分に “メールボックスがほぼいっぱいです” と入力し [+] をクリックします。
7. [*実行する処理] にて [メッセージをBCCで送信するする…] > [[Bcc] ボックスへ] を選択し、警告メールを送信する管理者を選択して [OK] をクリックします。
※ BCC として管理者に通知メールを送付する例となります。お客様のご運用に合わせてご変更すれば完了
8. [保存] をクリックします。
Exchange Online の制限 - Service Descriptions | Microsoft Learn
アドレス帳の制限、メールボックスの記憶域の制限、レポートとメッセージ トレースの…
technet.microsoft.com
ひとり情シスより
各ユーザーのメールボックスが満杯になる前にアラートを管理者に出すことはとても重要です。一杯になってメールが受信されなくなってからでは遅すぎます。とりわけ1通あたりのサイズも最近では、30MB以上も可能になってきていることから、ユーザー側で削除しなければ、おのずとメールボックス容量は増える一方です。このアラートメールを飛ばす設定がもっともっと簡単に出来るようになると管理者も楽になるのにな
