Outlook2016オフラインアドレス帳の更新

Outlook2016のオフラインアドレス帳の更新についての記事になります

オフラインアドレス帳とは、クライアントソフト(outlook)から宛先を見つける時にローカルでも探せる、社内共通のアドレス帳です。ローカルで使用できるので便利なアドレス帳です。すべてoffice365のアカウント情報しいては、オンプレADのアカウント情報に紐付けられているのでしっかりと整理することで、オフラインアドレス帳を有効に利用することが出来ます。

 

Microsoftサイトより引用

オフライン アドレス帳 (OAB) はアドレス一覧の集合のローカル コピーです。OAB は、キャッシュされた Exchange モードで構成される Outlook クライアントによってアドレス帳のクエリで使用されます。OAB は Exchange サーバーから切断されている Outlook クライアントの唯一のオプションですが、Exchange サーバー上のワークロードを軽減する方法として、接続された Outlook クライアントによってまずクエリが実行されます。OAB に組み込むアドレス一覧、特定の OAB へのアクセス、OAB を生成する頻度、および OAB の配布元を構成できます。

既定では、Exchange の新規インストールがサーバー上に「既定のオフライン アドレス帳」という OAB を作成します。この OAB は既定の OAB でもあります。つまり、OAB が割り当てられていないメールボックスまたはメールボックス データベースで、この OAB が使用されます。

 

今回は、このオフラインアドレス帳の更新が必要とされるケースについて共有します。

想定されるケース

アドレス帳の整理がしたいの大前提にあります。

社内で退職者が出た際にそのユーザーを削除してアドレス帳から削除する必要がある

 

システムの環境について

▽オンプレ環境

AD - office365同期サーバ

▽クラウド環境

office365 Exchangeサービス

 

アカウントの削除

退職者が出た場合、office365からライセンスを剥奪します。この作業で退職者のメールボックスはなくなります。しかしオンプレにADが存在するので、実際にはアカウントはまだ残っています。各社アカウント情報の保持などは社内ポリシーで決まっていると思いますが、オンプレADのアカウントの無効ではだめです。オンプレのアカウントも削除が必要です。

 

オフラインアドレス帳の更新:クライアント作業

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□ オフライン アドレス帳 (以下、OAB) のファイルについて
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Outlook クライアント側でダウンロードされる OAB に関しましては、既定として下記のファイルパスに格納されています。
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books
上記 Offline Address Books フォルダーに OAB ファイルが格納されている認識ですが、こちらのファイル内の詳細な情報を確認する方法は、Exchange Online にて機能実装に至っていない状況です。

■ OAB の動作について

アドレス帳のプルダウンメニュー上部に表示される Offline Global Address List に関しましては、キャッシュモードを有効にすることで表示される OAB となり、ローカルに保存されたデータを閲覧するアドレス一覧となります。
こちらのアドレス一覧に関しましては、下記の更新プロセスにより、設定した情報が反映されるまで、最大 48 時間程度の時間を要す可能性です。
※ キャッシュモードは既定で有効となっており、最初に表示するアドレス一覧も Offline Global Address List が指定されている動作になります。
<OAB の更新プロセスについて>
オブジェクトの作成、変更などが行われた場合、グローバル アドレス帳の更新が行われた後、定期的にサーバー側に保持されている OAB の更新が行われます。
サーバー側の OAB 更新のタイミングは最大で 24 時間程度時間を要し、OAB の更新が行われた後、Outlook クライアントからの要求に対して、更新後の OAB がダウンロードされ、Outlook 側での反映が行われる動作となります。
サーバー側の OAB 更新のタイミングは非公開の情報であり、クライアント側の要求のタイミングにより最終的に Outlook へ更新されるタイミングに差異が生じますため、最大 48 時間程度待つと完全に反映されます。
なお、上記につきまして、クライアント毎に手動ダウンロードを行うことで、後半の 24 時間 (Outlook 側でダウンロードされる OAB) 分の短縮が可能です。

[OAB の手動ダウンロード]

1. 対象ユーザープロファイルにて、Outlook クライアントを起動します。 
2. [送受信] タブをクリックします。
3. [送受信グループ] – [アドレス帳のダウンロード] を選択します。
4. [前回の送受信以降の変更をダウンロードする] のチェックを外し [OK] をクリックします。
※ 上記、OAB の反映動作 48 時間のうち、サーバー側の OAB (前半の 24 時間) につきましては、手動で更新させる機能及び、更新されているかを確認する機能は実装されておらず、Outlook 側でダウンロードされる OAB の手動ダウンロードを行った場合も、サーバー側の OAB が更新されていない場合は、最新の情報がダウンロードされない動作になります。

ひとり情シスの独り言

オフラインアドレス帳は個人的には使用していません。クライアントソフトのOutlook2016を使用していますが、過去の送信者から補完機能が働いてこの機能だけで大抵こと足りてしまうからです。初めてメールを送信する方は、宛先アドレス長からではない「Sansan」などからアドレスをコピーしてしまうからです。また、相手から送信されてくるメールに返信したりとほとんどアドレス帳は必要ありません。ただ「iPhone」アプリの「Outlook」を利用している時は結構使用します。iOSアプリの「Outlook」では宛先アドレス長からアドレスを探したりしています。