Sharepoint予定表からリマインドメールを送信する

Sharepoint予定表からリマインドメールを送信する

SharePoint
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SharePointアプリにて予定表からリマインドメールを送信したい

SharePoint内に追加したアプリ「予定表」について​
リマインドメールを、メンバーに届くようにすることはできるのか?

ShaPointで通知機能があるの?

指定した時間にリマインドメールを通知する機能は、SharePointにはありませんでした。

しかし、代替えとして「Outlookクライアント」のアラーム機能を利用して、SharePointの予定表について設定した時刻にポップアップ通知が表示する動作が可能です。

Outlookクライアントのアラーム機能について要件がある

このアラーム機能について、Outlook クライアントでのみ提供されている機能となっており、SharePoint Online では提供されていないため、予定表の接続後に Outlook クライアント側で設定を行っていただく必要があり、通知を受け取るメンバー全員にて、対象の SharePoint Online 予定表を Outlook クライアントと接続しておく必要がある。​  

Outlook クライアントにてアラーム機能を設定する

  1. ご希望の SharePoint Online 予定表を開きます。 Outlook クライアントと接続します。 ​
  2. 画面左上 [予定表] > [Outlook に接続] をクリックします。​
  3. Outlook クライアントから同期された SharePoint Online 予定表を開きます。 ​
  4. アラームを設定したい該当の予定アイテムを開きます。 ​
  5. 上部 “イベント” タブの [アラーム] からご希望の時間を設定します。 ​ ※ 予定時刻の 5 分前に通知を行いたい場合は、[5 分] で設定します。 ​  ​
  6. 上部の [保存して閉じる] をクリックします。

ひとり情シスより

SharePointの予定表をTeamsタブで共有した際に、マネージャーが登録した予定についてメンバー全員に共有してリマインドを送るように出来ないかと思いこの機能のチェックを行いました。Microsoft365のアプリは他のアプリとの連携がシームレスに行われるので、運用者側の情報システムとしてとっても良いです。あとは、ユーザーに対しでどれだけ、アプリケーションの機能を納得してもらうかが重要になります。

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