情報システム部:プレゼンスの低さが問題

ひとり情シス

情報システム部門は、利益を生まない。使えないシステムを導入して、社員から嫌がられてしかもあれやれこれやれと、上から目線で指示していることから、情報システム部門の地位「プレゼンス」が著しく低い。このことについては、各社の色で全く違う。会社として核となるもしくは、1番利益を出している部門が会社の中心に置かれていて、どうしてもバックヤードの部門は中々その存在価値や、他の社員からの見方が全然違います。私は、情報システム部門にいるので、実際にどのような会社の中の立ち位置で仕事をしているのかについて、ご紹介したいと思います。

 

情報システム部門の地位向上

 

コストセンター

コストセンターとは経営学用語の一つ。 企業が経営される内において、コストは集計されるものの利益は集計されない部門のことを言う。 このことからコストセンターでの収支は、コストの上下だけが業績に表れるため、コストを下げるということが基本的な目標とされる。

 

利益を生まない部署だからプレゼンスが低い

コストセンターのレッテルを貼られているからプレゼンスが低い。しかし、残業代削減など人件費の削減についてもっともっと発信する必要がある。自己アピールです。日本人の美徳ではないのでうまくアピール出来ません。空気を読まずに自分はこんな事もやっている事などをどんどんアピールするべきです。社員が目につく場所にどんどんつぶやいくべきです。私の場合は社員が利用するポータルサイトに有益だと思われる情報をつぶやいています。これでは自己アピールにはなりません。どんだけ時間削減に関与しているか、提案しているのかを発信しなくては、相手に理解してもらえません。

どうすれば地位向上できるか?

システムでの業務効率化、既存のシステムの不満や使い勝手の改善です。ただ、既存のシステムを変えるとなると組織の中で反対勢力が絶対に発生する。この部分をどう攻略して改善出来るかが鍵です。素晴らしいシステムは世の中に沢山ありますが、実際にそのシステムを運用にのせ社員から使い勝手良いなどを実感してもらうことで信頼を勝ち取り、情報システムが業務効率化の改善してくれたことで、一目置かれる存在になっていくのだと思う。また、障害発生時や困っている事を迅速に丁寧に対応すること。リテラシーが高ければ、FAQなどわかりやすく掲示するだけでも、社員は助かると判断するだろう。しかし、リテラシーが低い場合はユーザーに寄り添って問題解決まで二人三脚で動いてあげないといけない。

 

情報共有の重要性メリットを訴える:情シス

情報システムならやはり、ITの活用が一番これが仕事ですからね。情報共有について職人がブイブイ言わせていた時代では見て学んで技術も先輩の仕事を見て盗む。でしたが、それはITがない時代です。今はITがあります。そして情報システム部門がその役割を担う為の部署です。より効率的に仕事を回すかが最大のミッションです。先輩社員の知見を蓄積して活用しやすいシステムを提供する。しかしそれだけではダメです。ユーザーの活用スキルを最大限上げなければいけません。メールは日常生活の中でも浸透しています。最近では、「Line」チャットが日常生活の中でとても浸透してきています。これである程度のスキル、利用メリットは分かってもらえるはずです。

 

情報共有とは

見聞や知識、ノウハウを、仲間に伝達し共有すること。組織やメンバー間で知識や情報などを伝達し合うことで認識などを揃える、といった文脈などで特に使われる表現。情シスとしては、情報共有をいかに活用するかで、自分の仕事を楽に出来る。わからないことは、ググる。そして社内システムであれば、FAQや社内掲示板などで有益に知見を蓄積する。

 

ひとり情シスのひとりごと

組織が大きくなればなるほど年齢層も幅広くITのレベルはまちまちであります。その為、ユーザー個々のレベルに合わせて視点を合わせて対応することが重要です。ここは人間性だと思います。しかし、より良いシステム導入をする場合には、とてもお金がかかります。この予算取りを経営陣に理解してもらえるような、プレゼン能力も必要でITスキルだけではなく、ビジネススキルもかなり重要だと感じます。