Googleドライブの追加共有設定は個人単位

Googleドライブでファイル共有をする際に、セキュリティを高めに外部共有は基本NGにしています。また、リンクURLを知っているユーザー(同ドメイン)も禁止にしています。これは、社内の情報漏洩を防ぐためにより厳しめにしています。

 

▼Googleドライブ運用の問題点

既存で運用しているフォルダを共有しています。そのフォルダへの追加ユーザーが発生した際にそのフォルダにアクセス許可されているグループにユーザーを突っ込んだだけでは、共有フォルダは見えません。こんな時の共有設定がとても面倒なんです。オンプレでWindows Serverを運用していると、グループ単位でフォルダにアクセス権を付与しています。ユーザーの追加削除がとても楽で管理しやすいからです。

▼新規追加時のアクセス権付与

▼パターン1:ユーザー毎にアクセス権を付与する
共有設定をしたいフォルダを選択します。
画面右上の「人のアイコン」をクリックします。
追加するユーザーのメールアドレスを入力します。
対象ユーザーに共有URLリンクアドレスがメール送信されます。
URLをクリックすると、共有フォルダを閲覧することが出来ます。

▼グループに権限を設定

共有フォルダを選択します。
共有リンクを取得します。
取得したリンクをユーザーに送信します。
ユーザーは、受け取ったリンクをクリックすることでフォルダにアクセスすることが出来ます。

管理者側で特定のユーザーからのアクセスをオフにします。
新規ユーザーは既にそのグループに属しているのでアクセスが継続できます。

これで、同じドメイン内のユーザーからのアクセスを禁止して
特定のユーザーのみ(グループ)だけアクセス出来ます。

 

 

ひとり情シス

Googleドライブは個人個人のITリテラシーが最低限必要です。その為、Windowsファイルサーバのようなグループ共有設定の概念では運用出来ません。部署単位のアクセス権設定ではなく個人アカウントの共有概念を持って運用しなければいけません。そもそも部署を横断した案件や作業の時に強さを発揮するのではないでしょうか?古い体制の運用ではだめです。