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Office365のExchange Onlineサービスでは1ライセンス毎に50GBのメール格納容量が割り当てられています。これとは別に共有メールボックスなるものが存在します。既存ライセンスを持ったユーザーなら追加費用がかからないので、共有メールボックスがほんとお得なんです！！ 社内でExchangeサービスを契約しているのでは、このサービスを理解することはとても重要なことでシステム管理者は把握しておくことは必須です。
office365にてライセンス付与されたユーザーをグループ化させて使用します。
グループ毎に新規のメールアドレスが作成出来ます。
追加ライセンスは不要です。
Microsoftより引用
共有メールボックスは、専用のユーザー名とパスワードがない一種のユーザー メールボックスです。そのため、ユーザーは共有メールボックスに直接ログインできません。共有メールボックスにアクセスするには、最初にユーザーにそのメールボックスに対する差出人を指定して送信するアクセス許可またはフル アクセス許可を付与する必要があります。この後で、ユーザーは自分のメールボックスにサインインし、共有メールボックスを自分の Outlook プロファイルに追加して共有メールボックスにアクセスします。Exchange 2003 以前では、共有メールボックスは管理者が代理人アクセスを認めることができる単なる通常のメールボックスでした。Exchange 2007 以降、共有メールボックスは独自の受信者の種類になりました。
・お問い合わせメールアドレス
・プロジェクト用メールアドレス
・グループメールアドレス。
要するにメーリングリストです。
50GB
通常のExchangeサービスと同様です。
※追加費用なし
無制限
ほんとです。信じられませんがいくらでも作成できるんです。
契約サイト内のExchangeサービス利用者のみ。同ドメイン内でライセンスを付与されたユーザーアカウントがこの共有メールボックスに参加出来ます。
マイクロソフト公式サイト
Create a shared mailbox - Microsoft 365 admin | Microsoft Learn
Microsoftより引用
既定では、共有メールボックスから送信されたメッセージは、共有メールボックスの [送信済みアイテム] フォルダーには保存されません。代わりに、メッセージを送信したユーザーの [送信済みアイテム] フォルダーに保存されます。
送信済みメールの表示を全員に許可するには、Office 365 管理センターで共有メールボックスの設定を編集し、[送信済みアイテム]、[編集] の順に選びます。
この時代やはりスマホでメール確認は必須です。しかし「Microsoft」が提供しているアプリ「outlook for iphone」ではこの共有メールボックスを閲覧することができません。デスクトップアプリの「Outlook 2016」などのソフトウェア上でないとこの共有メールボックスが確認することが出来ないことがデメリットです。以前のアプリ「OWA 」ではメール情報を閲覧確認することが出来たのになんとかしてほしいものです。
Microsoftサイトより引用
モバイル デバイスにインストールされている Outlook アプリから共有メールボックスにアクセスできません。
Create a shared mailbox - Microsoft 365 admin | Microsoft Learn
今まで、Destination Groupを作成してMLを作成していて追加手順がすごく面倒でした。また、なりすまし送信もPowerShellコマンドを実行する必要があってとても面倒な作業がoffice365管理センター内で完結するので、作業時間が短縮されました。どんどんオンプレADの役割をoffice365へ集約して、AzureADの利用に向けて推し進めてるMSの空気を感じてなりません。ひとり情シスでは誰にも教えてもらう会社の仲間がいないので自分から情報をキャッチしてより有益なシステムを落とし込むことが重要です。