Exchangeサービスでは、指定ユーザーのメールアイテムを閲覧することが出来ます。外部委託会社の方だったり会社から一時的にメールアカウントを発行する場合など、チーム管理者が指定のユーザーのメールアイテムすべてをリアルタイムで確認することが出来ます。今回はその設定方法についてシェアしたいと思います。
フルアクセス許可を付与する
- 管理者ユーザーにて、Exchange 管理センター (https://outlook.office365.com/ecp/) にアクセスします。
- 左側のメニューより [受信者] > [メールボックス] を開きます。
※ 共有メールボックスのフルアクセス許可を付与する場合は [受信者] > [共有] を選択します。
- 一覧から、表示されるウィンドウの左メニューから、[メールボックスの委任] をクリックします。
- [フルアクセス許可] にて、[＋] をクリックし、権限を付与するユーザーを選択し、[追加] > [OK] をクリックします。
- [フルアクセス許可] に指定したユーザーが追加されていることを確認し、[保存] をクリックします。
[フルアクセス許可] を付与されたユーザーが Outlook クライアントを起動すると、左ペインに許可を与えられたメールボックス名が表示されます。
メールボックス名をクリックすると、該当のメールボックスのフォルダが展開され、各メールを閲覧できるようになります。
なお、権限が反映され Outlook クライアントで参照できるようになるにはお時間を要する場合があるようです。
フルアクセス権で気をつける
このフルアクセス権限を同サイト内のユーザーに付与すると、ユーザープロファイルが生成されて、Outlookのソフトウェア上でも表示されます。自分のユーザープロファイルとは別なので完全に分離してメールを確認することが出来ます。フルアクセス権限を付与されたユーザー側で未読のメールを開封してしまうと、開封状態になってしまいユーザーが誰かが操作閲覧していることに気づく恐れがありますので気をつけてください。
office365の強さ
office365では日本企業に対応した機能が随時追加されてきています。現時点では、Gsuiteよりもやはり「office365」がとても日本企業には導入しやすいのでしょう。このライセンス購入から「office製品」が購入出来なくなってきていることから、脱office製品は日本人には無理ではないでしょうか？ベンチャー企業で少数での運用にはGsuiteですが、中大規模になってくるとやはり「office365」でしょう。最近では、セキュリティ製品として「ATP」の機能が飛躍的に制度が上がってきているので、包括的に独壇場と化してきているではないでしょうか？