情報共有の重要性:office365 “Teams”

情報共有の重要性について、しっかりと認識させることが重要だと考えています。どのようなアプローチで情報共有を浸透させるのかまとめたいと思います。Microsoftのサービスで「office365」で多くのことがリアルタイムで情報共有することが可能です。

 

何を情報共有させればいいの?

ナレッジ(知識)の共有

個人で知り得た情報をオープンにして、組織全体の知識とする。→組織力の強化に繋がります。

先輩社員の有益な情報、業務の進め方やテクニックドキュメント作成などがこれにあたります。

システムツールの使用方法などのFAQもこれですね。

ナレッジの共有を実行することで、最低限の知識(レベル)が簡単に身につく

記録に残すことであとから、検索することも可能です。

 

時間の効率利用

報告などの二度手間を省くことが出来ます。

情報を知り得る人が限定的です。(今は有益な情報でなくても後にとても役に立つ情報に変化することがあります)

 

みんなの脳をひとつにして記憶(DB)に情報を格納

ナレッジ(知識)をひとつの場所に格納することで、1人では限界のあることも多くの知見を調べることで解決することが出来る。

情報の整理をすること。知り得た情報をしっかりと書き起こす(社内の情報共有場所に書き込む)

しっかりと情報を開示して、メンバーや上司としっかりと話し合う。そのうち別の誰かその知見を持っている方が現れるかもしれない。

業務の可視化

誰が何をしているのか分からないという時に、事件が発生すると当事者しかその情報がないので誰も対応できない。

情報共有しておくことで、急なトラブルも別の誰かがカバーできる。

チームの結束力を高める際に、言った言わないなどのケアレスミスを無くす。しっかりと情報共有場所に掲示してチームへの貢献をする

時代の変化

少し前は「FAX」や「電話」で情報伝達をしていました。ここから「メール」での情報連絡が主流になってきましたが、これらには少々のタイムラグが生じてきます。メールに関しては、メールサーバの遅延や迷惑メール判定で情報の伝達にタイムラグが発生する可能性があります。これからの主流は、よりリアルタイムに情報を共有することで、業務スピードを加速することが必要となってきています。そこで、活用するツールを「掲示板」です。

 

情報共有ツールはOffice365 “Teams”

MicrosfotのOffice365クラウドサービス内で提供されている Teamsです。先行して「Slack」のサービスがとても有名でしたが後発として、Microsoftより「Teams」は発表されました。やはりMicrosoftの強みはOffice製品との連携やSkypeなどの連携でしょう。日本企業ではMicrosoftの利用者ユーザーが圧倒的なのでこれは、使わない手はないでしょう。しかも既存のライセンス契約に追加されています「Office365」を使用していると、どんどん新しいアプリケーションが利用できるようになりますね。

しかもサポートもとても充実していて、日本人にあったサポートを提供してくれています。「Office365」の管理ポータルサイトから、サービスリクエストに質問を投げると、最低1時間以内にファーストコンタクトが始まり、ユーザーのわからない部分を一緒になって解決してくれます。時々サポート外のことは、他のサポート窓口に回されてしまいますが問題解決能力はとても充実しています。

ひとり情シス

浸透させることがとても重労働で一人ひとり説得させることがとても重要です。そして、浸透させるには、確固たる明確な目標を掲げて運用を開始しなければ、心半ばで心が折れてしまいます。この目標を定めることでブレなく運用が出来て、相手にもしっかりとした説明が出来てくるのかと思います。このサイトも「ひとり情シス」の技術情報や情報システム部にて実際に起こっていることをテーマにサイトを運用していました。これがよかったのか今までになく運用が続いています。